Nájdi si čas! Toto sú 3 neformálne metódy na odbúranie prokrastinácie a zvyšenie efektivity
Ľubica Fordinálová
V dnešnej rubrike venovanej metódam neformálneho vzdelávania si posvietime na efektivitu práce, časové plánovanie a dosahovanie cieľov. Predstavíme si 3 rôzne návody, ktoré Ti môžu pomôcť s odbúraním prokrastinácie a zlepšením vlastného výkonu.
📝 Bullet journal 📝
Metódu “BuJo” vytvoril v 90. rokoch Ryder Caroll, americký spisovateľ a dizajnér digitálnych
produktov. Jeho motiváciou bolo nájsť taký spôsob poznámkovania, ktorý by mu pomohol napredovať napriek poruchám v učení, systematizovať užitočné informácie nazbierané za deň, týždeň, mesiac…a vytvoriť z nich prehľadné zoznamy. Okrem toho potreboval reflektovať a zosumarizovať porady, stretnutia, zážitky a prednášky, naplánovať úlohy a vytvoriť si svoj vlastný systém ich značenia. Nie je to žiadna veda, stačí ti zápisník s čistými stranami, pero a systém, ktorý ti nižšie podrobne popíšeme. Dnes je už Bullet journal známou metódou po celom svete a určite si o nej počul aj ty. Že nie? Tak si ju poďme predstaviť!
Podstatou metódy je efektívne plánovanie a evidencia užitočných informácií. Založená je na dvoch hlavných pilieroch – systém a prax. A, ako už iste tušíš, systém zahŕňa rôzne súbory a kolekcie a prax je už ich samotné vypĺňanie.
Systém metódy Bullet journal sa skladá z často používaných súborov a množstva menej používaných príležitostných zoznamov či kolekcií. Prvým, veľmi nápomocným súborom je index. Tu si podobne ako v knihe vytvoríš zoznam najdôležitejších vecí s pridelenými stranami svojho “bulletu”. Takto sa veľmi rýchlo dostaneš k dôležitým poznámkam. Nasleduje výhľad, alebo future log. Sem si môžeš vyznačiť dôležité úlohy, plány a dátumy na rok, polrok, či štvrťrok. V mesačnom prehľade zas rozplánuješ konkrétny mesiac na viac aj menej bežné povinnosti jednotlivých dní, ale aj ciele a tasky, ktorým takto ľahko priradíš deadline. Rovnakým spôsobom si priprav týždenný aj denný prehľad a na nič podstatné už viac nezabudneš. Keďže si svoj diár tvoríš sám, na popis jedného dňa nemáš obmedzené miesto. Môže mať len 2 poznámky, ale aj 3 strany, obsahovať plány a úlohy, ale aj tvoje denné dojmy, zážitky, či pocity. Ak potrebuješ, v bullete si ľahko vyhradíš miesto napríklad aj na recepty, značenie výdavkov či vlastný fitness plán. Tie ti však odporúčame doplniť až potom, ako si zvykneš na základné súbory. Riaď sa heslom – keep it simple!
V praxi sa naučíš so svojimi prehľadmi narábať a zistíš ako, kedy a čo do nich značiť. Už samotný spôsob zapisovania poznámok a nápadov vie spraviť veľa. Vytvor si svoj vlastný systém odrážok a rozlišuj medzi vyriešenými, zrušenými či presunutými úlohami. Inak si poznač nápad a inak poznámku. Takto sa budeš vo svojom bullete veľmi rýchlo orientovať.
Intenzita značenia je už samozrejme na tebe, ale odporúčame – 1. ranné plánovanie. Ráno si poznač do denného prehľadu všetko, čo chceš stihnúť, nezabudni pri tom nahliadnuť do týždenného a mesačného plánu, aby ti nič neušlo.
mapuj si priebeh dňa. Či už ide o nové nápady, poznámky z pracovných porád alebo dojmy zo stretnutia s kamarátmi, na to všetko je v tvojom bullete priestor.
reflexia dňa. Nemusí to byť žiaden zdĺhavý popis, ale ak máš chuť tak prečo nie? Odfajkni alebo prečiarkni splnené úlohy a dopíš tie, ktoré si nestihol. Nezabudni si tiež poznačiť ak sa ti dnes niečo podarilo alebo za čo si vďačný.
plánuj do budúcnosti. Skontroluj svoj future log a prepíš si úlohy do týždenného, prípadne mesačného prehľadu. Odporúčame nechať si priestor aj na týždennú a mesačnú reflexiu, v ktorej môžeš sledovať svoje pokroky či zmeny.
každoročná zmena. Pri zakladaní nového bulletu porozmýšľaj, aké zoznamy a poznámky si chceš preniesť a ktoré ti už neslúžia. Je to tiež príležitosť dať si nové ciele. Teraz už máš prehľad vo svojich súboroch, takže budeš v metóde bullet journal oveľa zručnejší. Držíme palce a veríme, že ti táto metóda pomôže na ceste za svojimi cieľmi.
🍅 Pomodoro 🍅
Kuchynským budíkom na prokrastináciu?
Time management. To je pojem, ktorý určite dobre poznáš a možno ti aj tak trocha naháňa strach. Ak je prokrastinácia tvoj najlepší priateľ a máš problém udržať pozornosť pri práci, odporúčame čítať ďalej. Nie si totiž jediný a nemal to inak ani sám pán Cirillo. Až dokým neobjavil účinnú metódu pomodoro a nepomohol tak mnohým ďalším ako si ty. Teda my :).
Francesco Cirillo, dnes úspešný softvérový inžinier a mentor tisícok vývojárov, prišiel v osemdesiatych rokoch s efektívnou technikou plánovania a organizovania svojich úloh. Na základe vlastných skúseností si uvedomil, že pozornosť na prácu udrží len nanajvýš 20 minút a myšlienky mu stále odbiehajú kamsi inde. Mohol sa na seba hnevať alebo povinnosti neustále odkladať, no namiesto toho sa rozhodol dať si niekoľkominútovú pauzu. Pravdepodobne mu v kuchyni padol pohľad na časovač v tvare paradajky (odtiaľ názov pomodoro) a pomocou neho si začal pracovný čas deliť na 25 minútové časové úseky a päť minútové pauzy. Postupne prišiel na to, že začína byť pánom svojho času a každou ďalšou 25-minutovkou nerušenej práce bol spokojnejší. Prestávky využil na mentálny oddych a takto sa dokázal plne sústrediť bez rozptýlenia.
Jeho návod na efektívnu prácu a plnohodnotný výkon teda znie: 25 minút práce, 5 minút prestávky. Po štvrtej úspešnej 25-minutovke si môžeš dopriať 15-30 minútovú prestávku, a tak máš za sebou už 2 hodiny plnohodnotného učenia, či práce! Krátke pauzy ťa totiž dostatočne uvoľnia a počas práce už rozptýleniu tak ľahko nepodľahneš. Nezabudni si však svojich 25 minút sústredenia rozdeliť tak, aby si na začiatku pomenoval problém a určil si presne čomu sa budeš venovať a na konci si časový úsek logicky uzavrieť. Inak budeš mať nepríjemný pocit z nedokončenej práce a počas pauzy si až tak neoddýchneš. Znie to trochu zložito, no časom zistíš, že sa vieš oveľa lepšie orientovať vo svojich úlohách, vieš presne v akom bode sa nachádzaš a zároveň dokážeš odhadnúť čas na vypracovanie nového zadania.
Ak nechceš používať budík alebo stopky, vyskúšaj napríklad appku Pomofocus. Zapíšeš si sem všetky úlohy, ktoré potrebuješ v ten deň vypracovať a potom už len spustíš časovač! Keď zazvoní, máš prestávku. Takto pokračuješ, kým nedokončíš všetky úlohy.
Ľudia, ktorí túto metódu využívajú tvrdia, že viditeľné výsledky na svojom výkone pozorovali už po prvých dvoch dňoch. Tak čo, dáš tomu šancu aj ty?
4️⃣ Eisenhowerova metóda 4️⃣
…alebo tiež technika štyroch kvadrantov Ťa ako metóda môže posunúť vpred vo vlastnom organizovaní práce a určovaní priorít. Ako ju správne využiť si vysvetlíme nižšie.
„To, čo je dôležité, je málokedy urgentné (naliehavé). To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité.“ Tridsiaty štvrtý americký prezident Dwight D. Eisenhower to vystihol presne. Občas máme v návale povinností a úloh v hlave riadny zmätok. Vtedy je najdôležitejšie roztriediť si ich podľa dôležitosti a urgentnosti tak, aby sme sa v tom celom nestratili. Čo nám teda pán Eisenhower radí?
V prvom rade nespanikáriť! 🙂 A následne si vytvoriť zoznam všetkých aktivít a roztriediť ich do 4 skupín (kvadrantov) podľa týchto parametrov:
úlohy dôležité a urgentné
úlohy dôležité a neurgentné
úlohy nedôležité a urgentné
úlohy nedôležité a neurgentné
Kvadranty si predstav ako 4 časti jedného štvorca. Môžeš ich napríklad aj farebne odlíšiť, aby si ich hneď vedel identifikovať. Do každej zo 4 častí potom vpíšeš svoje plánované aktivity podľa ich dôležitosti. Ale ktorú kam zaradiť?
Do prvého kvadrantu si určite zaraď také povinnosti, ktoré majú pevný deadline a jeho nedodržanie by viedlo k nepríjemnostiam. Jednoducho veci, ktoré nie je možné odložiť na neskôr. Či už je to príprava na nečakané a dôležité stretnutie v blízkej dobe, alebo plačúce dieťa. Sú to teda úlohy, ktoré treba čo najskôr urobiť.
Dôležité úlohy, ktoré nehoria, zaraď pokojne do dvojky. Dávaj však pozor na to, že tok času ťa postupne prinúti prehodiť niektoré z nich do prvej skupiny. Druhý kvadrant teda obsahuje všetky povinnosti, ktoré máme neustále na mysli, ale nemajú časové obmedzenie. V práci to môže byť oslovovanie nových klientov, vybavenie reklamácie, v osobnom živote napríklad dočítanie konkrétnej kapitoly. Tieto aktivity ťa môžu posunúť k cieľu, no treba ich naplánovať.
V treťom kvadrante si predstav podporné úlohy na bežný chod tvojej práce ako doplnenie papieru do tlačiarne. Nie je to síce absolútna priorita, ale čím skôr túto úlohu vybavíš, tým ľahšie sa ti bude v práci pokračovať. Predstav si, že si na vyššej pozícii a deleguješ ľahšie, no nie celkom zanedbateľné úlohy svojmu asistentovi či podriadenému.
Obsah posledného kvadrantu ideálne obmedz na minimum. Aktivity, ktoré nie sú ani dôležité, ani urgentné, ti síce môžu priniesť chvíľkovú pohodu, no často sú to požierači času. Iste ti hneď napadne scrollovanie sociálnych sietí či debaty s kolegami mimo pracovné témy. Ak potrebuješ pauzu, mrkni na popis predošlej pomodoro metódy! Nezotrvávaj však pri bezvýznamných činnostiach, ktoré ťa vzďaľujú od cieľa a rozptylujú od povinností. Takýchto činností je ideálne sa zbaviť.
Ak si na Eisenhowerovu metódu zvykneš a prídeš jej na chuť, v prvom rade sa naučíš prioritizovať, čo je nevyhnutný skill na každej pracovnej pozícii. Predídeš stresom z horiacich povinností, pri ktorých strácaš hlavu a následne robíš chyby. Získaš prehľad o svojej práci a jej časových úsekoch. Zároveň časom pochopíš, že je dôležité mať dlhší zoznam v dvojke, než štvorke.
Ak sa ti nechce kresliť všetky kvadranty na papier, stiahni si napríklad aplikáciu Improve My Life: Tasks & Eisenhower Matrix!
Prajeme veľa šťastia a úspešného time managementu!
